Sowohl RPA als auch Low-Code-Prozessautomatisierung sind Teil einer breiteren Bewegung in Business-Orchestrierungs- und Automatisierungstechnologien (BOOT).

Robotic Process Automation (RPA) ist ein gängiges Tool, das Unternehmen zur Automatisierung einfacher, sich wiederholender Aufgaben einsetzen. Auch die Automatisierung von Prozessen mithilfe einer Low-Code-Plattform ist eine häufig genutzte Automatisierungsoption für Unternehmen.

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Bei RPA handelt es sich um den Einsatz von Technologie zur Automatisierung sich wiederholender Geschäftsaufgaben, die andernfalls manuell ausgeführt werden müssten.

Sie können virtuelle Bots so programmieren, dass sie dieselben wiederkehrenden Aktionen ausführen wie Ihre menschlichen Mitarbeiter, z. B. Informationen filtern, Daten migrieren oder Formulare ausfüllen. Das Ziel von RPA besteht darin, dass die Bots einen Teil der Routinearbeit übernehmen, damit sich Ihre menschlichen Mitarbeiter auf wertvollere Aufgaben konzentrieren können.

Wie funktioniert RPA?

Es stehen verschiedene Arten von RPA-Technologien zur Verfügung, aber auf der grundlegendsten Ebene kann RPA mithilfe programmierter oder intelligenter Bots erreicht werden.

• Programmierte Bots Befolgen Sie vordefinierte Regeln und Schritte, die von einem Programmierer festgelegt wurden.
• Intelligente Bots Verwenden Sie künstliche Intelligenz, um zu lernen, wie eine Aufgabe ausgeführt wird.

Die Bots folgen den Klicks und Mausbewegungen eines Benutzers und können, sobald sie über genügend Daten verfügen, die Aufgaben ohne menschliches Eingreifen ausführen.

Unabhängig davon, ob Sie programmierte oder intelligente Bots verwenden, wird RPA verwendet, um Geschäftsaufgaben auszuführen wie:

• Scraping und Lesen von Daten von Websites oder anderen Systemen
• Extrahieren von Daten und Inhalten aus E-Mails, PDFs und anderen Dokumenten
• Migrieren von Daten, Dateien und Ordnern
• Übertragen von Informationen zwischen isolierten Anwendungen
• Ausfüllen von Formularen
• Kopieren und Einfügen von Informationen in verschiedene Systeme

Für alles, was über sich wiederholende, bürokratische Verfahren hinausgeht, ist eine ausgefeiltere Technologie erforderlich. 

Vorteile von RPA

RPA eignet sich hervorragend für die Automatisierung einzelner Teile einer sehr spezifischen Aufgabe. Bots können in verschiedenen Geschäftsbereichen repliziert werden. Viele RPA-Tools sind für Nicht-Entwickler konzipiert, sodass die Implementierung für sehr einfache Aufgaben normalerweise schnell erfolgen kann.

Wenn Sie sich wiederholende Geschäftsaktionen an Bots delegieren, haben Ihre menschlichen Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren. Außerdem arbeiten RPA-Bots rund um die Uhr, und Sie müssen sich keine Sorgen über menschliche Fehler oder lästige menschliche Bedürfnisse wie Schlaf machen.

Wo RPA zu kurz greift

Der größte Vorteil von RPA ist zugleich auch sein größter Nachteil: Es ist auf einzelne Aufgaben beschränkt und nicht in der Lage, unternehmensweite End-to-End-Prozesse zu automatisieren.

As Gartner Berichte,

Wie der verstorbene große Dodo kann sich RPA nicht an Veränderungen anpassen. Und da die Bots darauf trainiert sind, einfache, spezifische Aktionen auszuführen, können selbst kleine Aktualisierungen einer Benutzeroberfläche dazu führen, dass ein Prozess entweder fehlschlägt oder falsche Daten zurückgibt.

RPA erfordert außerdem regelmäßige Wartung und Sicherheit und ist somit ein weiterer Prozess, den Ihre IT-Abteilung überwachen muss.

RPA kann bei der Kommunikation mit veralteten Legacy-Systemen oder bei der Navigation durch komplizierte Benutzeroberflächen auf Schwierigkeiten stoßen. In diesem Fall benötigen Sie die Hilfe erfahrener Entwickler, was den Zweck der Implementierung eines Automatisierungstools zunichte macht.

Was ist Low-Code-Prozessautomatisierung?

Bei der Low-Code-Prozessautomatisierung gibt es für RPA keine Einschränkungen.

Low Code ist ein intuitiver, visueller Ansatz zur Softwareentwicklung, der auch Aufgaben, End-to-End-Prozesse und komplexe Arbeitsabläufe automatisieren kann.

Anstatt wiederkehrende Aufgaben innerhalb eines Altsystems zu automatisieren, können Sie mit der Low-Code-Prozessautomatisierung den Prozess im Kontext der heutigen Technologie neu konzipieren und moderne Digitalisierung flexibel implementieren.

Einer der größten Vorteile von Low-Code besteht darin, dass Anwendungen aktualisiert werden können, wenn sich die Geschäftsanforderungen ändern. Obwohl Low-Code eine anspruchsvollere Form der Prozessautomatisierung als RPA darstellt, besticht es dadurch, dass sowohl technische als auch nicht-technische Anwender an Prozessautomatisierungsinitiativen zusammenarbeiten können.

Viele Low-Code-Anwendungsplattformen nutzen eine vereinfachte Entwicklungsumgebung mit Drag-and-Drop-Funktion und intuitiven Schnittstellen, in denen Mitarbeiter aller Geschäftseinheiten problemlos navigieren können.

Mit niedriger Code, wenn Sie es träumen können, können Sie es bauen.

RPA vs. Low-Code: Wann welche Option sinnvoll ist

Sollten Sie RPA oder Low-Code verwenden? Das ist eine schwierige Frage, da die beiden Methoden nicht unbedingt austauschbar sind.

Alles, was über die Automatisierung grundlegender Aufgaben hinausgeht, erfordert mehr Funktionen, als RPA bieten kann. Der wahre Wert von Low-Code wird erst dann deutlich, wenn es unternehmensweit für mehrere Projekte und Anforderungen eingesetzt wird.

RPA + Low-Code = Gemeinsam besser

RPA ist konzeptbedingt nicht in der Lage, bestimmte Herausforderungen allein zu lösen.

Wenn Sie beispielsweise RPA zur Automatisierung von Aufgaben in Betracht ziehen, für die ein veraltetes Legacy-System erforderlich ist, müssen Sie verstehen, wie die Integration in das System erfolgt und wie bestimmte Prozesse bereits implementiert sind.

Dies kann besonders schwierig sein, wenn die Daten im System unstrukturiert sind, da RPA nur für strukturierte, hochwertige Daten geeignet ist. In vielen Fällen müssen Sie ein neues System erstellen oder das vorhandene aktualisieren, um die Vorteile von RPA voll auszuschöpfen.

Beide Optionen könnten mehrere Jahre dauern und unzählige Dollar kosten. Außerdem müssten Sie einen Entwickler finden, der sich mit einem veralteten System auskennt, was schwierig (und noch teurer) ist.

Keine der beiden Optionen ist eine zukunftsorientierte Geschäftsentscheidung, aber hier kommt die Low-Code-Prozessautomatisierung ins Spiel.

Low-Code ist eine umfassende End-to-End-Lösung, die problemlos mit Legacy-Systemen zusammenarbeitet, um Daten über APIs zu strukturieren. Wenn Sie Ihr veraltetes System neu aufbauen müssen, können Sie dies mithilfe einer Low-Code-Anwendungsplattform kostengünstig innerhalb weniger Wochen oder Monate tun.

Mit RPA-Methoden kann Low-Code auch zur Entwicklung von Anwendungen zur Prozessautomatisierung verwendet werden, die sich in Ihre vorhandenen Systeme integrieren lassen.

Ein Beispiel für eine RPA-inspirierte Low-Code-App

Angenommen, ein Personalmanager möchte nur Bewerbungen von Kandidaten aus einer Stadt prüfen. Mithilfe von RPA können Sie Lebensläufe mit Postleitzahlen außerhalb eines bestimmten Gebiets herausfiltern.

Dies ist eine relativ einfache Aufgabe, die, wenn sie automatisiert wird, Ihren menschlichen Mitarbeitern das Leben erleichtert. Aber das ist nur ein kleiner Teil des umfassenderen Einstellungsworkflows, der mehrere Aufzeichnungssysteme und Datenquellen umfasst.

Indem Sie Low-Code-Prozessautomatisierung in den Mix einbeziehen, können Sie diesen Prozess noch weiter vorantreiben. Sie können eine Lösung erstellen, die die Prozesse des Versendens von E-Mails an relevante Kandidaten über Microsoft Exchange, der Empfehlung von Vergütungsbändern über HR-Systeme, der Überprüfung des rechtlichen Arbeitsstatus durch die Dokumentenverarbeitung von Arbeitsverträgen und des Onboardings eingestellter Kandidaten automatisiert.

Der Aufstieg der Business Orchestration and Automation Technologies (BOAT)

Wie eingangs erwähnt, zählen RPA und Low-Code-Prozessautomatisierungstools zu den Business Orchestration and Automation Technologies (BOAT). BOAT ist eine Klasse von Softwaretechnologien und ein von Gartner eingeführtes strategisches Framework.

Moderne Unternehmen verfügen häufig über sich überschneidende Technologietools (RPA, BPA, GenAI, iPaaS usw.) mit vergleichbaren Funktionen. Die unterschiedlichen Tools können für IT-Abteilungen, die unterschiedliche Systeme verwalten und warten müssen, ein Albtraum sein. Gartners Konzept verdeutlicht die Notwendigkeit für Unternehmen, Technologien zu konsolidieren, um das Benutzererlebnis zu verbessern, die Effizienz zu steigern und größere Kosteneinsparungen zu erzielen.

Vollständige Prozessautomatisierung mit einer Low-Code-Plattform

Zur Erinnerung:

• RPA-Tools werden verwendet, um sich wiederholende, einfache Geschäftsaufgaben innerhalb bestehender Systeme zu automatisieren
• Low Code leistet dasselbe, bietet aber ein breiteres Spektrum an Entwicklungsmöglichkeiten

In bestimmten Szenarien benötigen Sie möglicherweise nur RPA, während Sie in anderen mit Low-Code besser bedient sind. Es gibt auch Situationen, in denen RPA und Low-Code zusammenarbeiten können, um die Effektivität der Prozessautomatisierung zu maximieren.

Letztendlich sollten Sie bei der Prozessautomatisierung Ihres Unternehmens einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen.

Wenn ein RPA-Tool Ihren aktuellen Anforderungen entspricht, wird es auch in fünf Jahren noch wertvoll sein? Werden andere Abteilungen später ähnliche Prozesse benötigen? Low-Code bietet aufgrund seiner Komplexität und Anpassungsfähigkeit den Vorteil, das große Ganze im Blick zu behalten.

Low-Code-Anwendungsplattformen sind in der Lage, Ihr Unternehmen bei Wachstum und Entwicklung zu skalieren und zu unterstützen und gleichzeitig die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern.